3月30日上午，学校组织基建处、资产处、美术学院等单位召开了新建美术楼功能使用协调会，就即将投入使用的相关问题进行了研讨。会议由副校长鲁旭东主持，副校长覃彩芹参加会议并讲话。

首先，基建处肖桂清处长简要介绍了新建美术楼情况，并对美术学院深化功能设计的需求做出了回应：一是对拟深化设计的内容要进行论证；二是分轻重缓急，逐步实施。对于教学需求迫切、论证充分的，立行立改；对于锦上添花部分，根据国家要求报建，达到条件以后再实施。

随后，资产处胡社华处长就设备配置提出了几点要求：一是遵循房屋功能规划，美术楼体量大，各房间应尽量充分使用；二是遵循房屋功能布局，尽量减少二次改造（特别是加、拆墙体），严控办公用房面积；三是增加房屋使用通用性，实现资源共享，提高资源使用效率；四是设备配置要合理，厉行节约，原旧家具能用尽量用，减少资源闲置。

美术学院院长杨剑君、党总支书记左建桥就新建美术楼使用功能规划、设备配置、搬迁入驻等问题进行了汇报，希望学校继续支持美术学院的建设和发展，加快美术楼收尾工程和美术馆装修工程建设，配齐教育教学设施设备，争取早日投入使用。

副校长覃彩芹要求：美术学院整体搬迁，一是要对原有设备进行摸底，做到能用尽用，减少浪费；二是设备采购分批进行，按轻重缓急，确保当前教学必需。

最后，副校长鲁旭东介绍了该项目资金筹措、前期报建、建设过程等情况，他要求：其一，房屋使用不能改变原有结构和消防；其二，深化设计改造要进行充分论证（包括可行性、必要性），并报校长办公会审议；其三，务必厉行节约，能用尽用，坚决反对铺张浪费；其四，教学楼部分各项工作务必在今年6月底全部完成，确保美术学院7月中旬顺利搬家。